Trans-Formation de RH : De la gestion logistique des formations à la planification stratégique du PdC
La demande initiale était claire : il fallait former les équipes RH au nouveau Training management system (TMS).
Une formation prévue en 3 volets. Chaque volet devait correspondre à une phase de la gestion du plan de développement des compétences (PDC) de l’entreprise.
350 responsables et assistants RH étaient en attente d’une formation connectée à leur réalité de terrain.
Mais il y avait un enjeu caché.
Adopter un TMS plus efficient, cela voulait dire moins de temps perdu sur l’admin… et donc plus de temps sur la stratégie.
Comment passer d’une posture « logistique » à une posture « stratégique » du pilotage du PDC ? Voilà le véritable enjeu de cette formation !
Les résultats
A l’issue de la formation :
Note donnée à la formation
« Très bonne formation, utile, pas trop dense et logique. »
Équilibre théorie / pratique pendant la formation
« Très concrète et proche de nos besoins au quotidien »
Facilité ressentie à passer à l’action après la formation
« Donne envie de se mettre en action dès demain »
347 réponses au questionnaire de fin de formation
Ce que les collaborateurs ont retenu
3 choses que les collaborateurs retiennent de la formation (extraits) :
- « Compréhension des enjeux de la formation concernant la régularité des actions, les différentes dépenses liés à la formation, les conséquences en cas de retard de qualification … »
- « Régularité, analyses, partage »
- « Qualifier en moins de 30 jours, anticiper, suivre son budget »
- « Un outil qui n’exclut pas la com avec les managers et les équipes »
- « PDC tout au long de l’année »
- « Plus d’anticipation, maximiser les liens avec le plan prévisionnel à chaque nouvelle inscription, possibilité d’avoir un rapport fiable »
Il y a clairement un changement de posture qui a commencé à s’opérer lors de la formation.
Je vous emmène dans le déroulé de cette mission.
Contexte et objectifs
Année de création
- 2024
Cible
- Les managers et assistants RH d’une grande surface de bricolage (GSB)
Problèmes des collaborateurs
- Beaucoup de déploiements d’outils digitaux RH : toujours plus à intégrer
- Les RH sont fortement sollicitées au quotidien : peu de temps à dédier à la formation
- Le nouveau logiciel implique des nouveaux process et donc une nouvelle posture à adopter, en plus des nouveaux gestes
Problèmes pour l’organisation
- Le démarrage de l’utilisation du logiciel est calé sur le calendrier du plan de développement des compétences : les dates sont fixes, même si tout n’est pas complètement prêt
- Le précédent lancement de logiciel ne s’est pas bien passé : il faut montrer que les leçons ont été retenues
Objectifs de la formation
- Créer le plan prévisionnel de développement des compétences
- Créer et inscrire sur session
- Piloter le plan de développement des compétences
Leviers d’action
- Une analyse profonde des problèmes rencontrés par les collaborateurs, avec les méthodes de Design comportemental
- La co-construction des nouveaux process avec les experts pour aligner l’outil et l’organisation
- L’évaluation et l’ajustement du dispositif grâce aux pilotes
Modalités déployées :
Formation en 3 volets répartis sur 6 mois :
- Volet 1 : Une formation-action présentielle de 1,5 jour
- Volet 2 : Une classe virtuelle de 0,5 jour
- Volet 3 : Une formation présentielle de 1,5 jour
Un système d’évaluation du dispositif pour favoriser l’amélioration continue
Déroulé de la mission
Étape 1 : Observer et interagir
Cadrage du projet selon la méthode STAR
Analyse du guide utilisateur du logiciel pour identifier les gestes
Profilage comportemental des apprenants
Étape 2 : Planifier le parcours
Définition des objectifs pédagogiques
Analyse des obstacles au changement
Structuration du parcours
Étape 3 : Aller dans le détail
Construction du déroulé pédagogique
Types d’activités déployées
- Cas pratiques
- Quiz « action »
- Visualisation des conséquences (carte mentale)
- Création de nouvelles routines
- Mise en place d’un plan d’action…
Étape 4 : Lancer la production
Création des supports de formation
Outils utilisés
- Suite Google : Gsheet, Gslide, Meet, Gform
- Whimsical
Étape 5 : Évaluer pour évoluer
Construction des questionnaires d’évaluation
Ajustement de la formation à la suite des retours des pilotes
- Analyse des questionnaires d’évaluation
- Retours des pilotes
- Révision de la répartition du temps
Les clefs de la réussite du projet
Gérer l’ambiguïté
La difficulté principale était de travailler dans un contexte mouvant, ce qui m’a amené à devoir gérer l’ambiguïté :
- Les dates de formation étaient posées et correspondaient au lancement du logiciel.
- Cependant, l’ancien logiciel disparaissait mais le nouveau n’était pas encore en place. Les processus de travail devaient être repensés mais toutes les réponses n’existaient pas encore pendant la conception de la formation.
Il m’a fallu avancer avec une vue incomplète :
- Analyser en profondeur le contenu et le profil des collaborateurs pour définir l’ensemble des points à couvrir, mais également les enjeux du changement pour eux.
- Lister les points à clarifier, les responsabilités et les deadlines pour trouver les réponses.
- Commencer à développer la formation sans attendre d’avoir toutes les réponses.
- Intégrer le changement au sein du processus de conception :
- Progresser de manière incrémentale en faisant valider les avancées au fur et à mesure.
- Accepter les changements, tout en gardant le cap sur les objectifs et les deadlines.
Ce défi a été relevé à trois reprises :
- Une première classe présentielle en Septembre
- Une classe virtuelle en Novembre
- Une dernière classe présentielle en Janvier
Un travail d’équipe
J’ai apprécié travailler au sein d’une équipe soudée autour d’un même objectif :
Délivrer la meilleure formation possible pour les collaborateurs, tout en respectant les échéances.
L’équipe a également apprécié collaborer avec moi :
« Ce que j’apprécie particulièrement dans ton travail, c’est ta capacité à saisir la complexité des sujets et à établir des liens pertinents entre eux. Cela te permet de poser des questions précises et éclairantes, voire d’amener le métier à s’interroger lorsque cela est nécessaire. Concernant la gestion du projet, tu donnes de la visibilité sur ton avancée, les points d’attention et tu alertes quand cela est nécessaire, c’est très facilitant pour le suivi.
Plus largement, ta disponibilité, ta rigueur et ton souci du détail sont de véritables atouts. Tu fais preuve d’une grande capacité d’adaptation et d’une belle réceptivité aux feedbacks, ce qui est très appréciable. »
Cheffe de projet
« J’ai adoré travaillé avec toi également !! Je nous souhaite d’avoir de nouveaux projets ensemble. Ton exigence, ton souci du détail, ta bienveillance, ton humeur joyeuse nous aura permis d’avancer efficacement et toujours dans le plaisir. »
Experte sur le projet
« Merci à toi pour ta rigueur dans la mise en place du dispositif de formation, on peut commencer l’année sereinement ! »
Expert du logiciel
Vous souhaitez décupler l’impact de vos formations sur le terrain comme l’équipe de cette entreprise ?
Rencontrons-nous !