5 étapes pour réaliser un on-boarding accueillant qui ne prend pas tout ton temps
Tu as un objectif de qualité et de lien pour ta formation mais tu es frustré.e car tu perds beaucoup de temps sur l’on-boarding de chaque apprenant ?
Tu sais que tes apprenant.es ont besoin d’être accompagné.es pour être rassuré.es et s’engager pleinement dans le parcours de formation mais tu as aussi beaucoup à faire par ailleurs ?
Tu veux mettre ton énergie sur ce qui apporte un maximum de valeur tout en étant sûr.e que tes apprenant.es sont bien guidé.es dès le début du parcours, mais tu ne sais pas comment ?
Si tu as répondu « oui » à l’une de ces questions, alors la suite devrait t’intéresser.
Je te propose la solution suivante : un on-boarding hybride.
Un on-boarding hybride : qu’est-ce que c’est ?
L’on-boarding dans une formation ou dans un projet, c’est le fait d’accueillir à bord les passagers. C’est comme le générique de ta série ou de ton podcast préféré : c’est ce qui donne le ton, qui met dans l’ambiance et donne envie de savoir la suite.
Si l’embarquement est trop mou ou au contrairement complétement stressant, les personnes ont envie de redescendre du bateau très rapidement.
C’est ce qui s’est passé dans un projet Digital Learning auquel j’ai participé récemment.
Histoire d’un on-boarding râté
Le projet a eu lieu il y a quelques mois et la cheffe de projet avait fait un maximum pour que le démarrage soit au top. La réunion de lancement était programmée, l’ordre du jour était clair et la présentation au top !
Malheureusement, rien ne s’est passé comme prévu…
Le problème, c’est que :
- L’équipe du commanditaire avait un temps ultra limité pour les réunions
- Un équipier est arrivé en retard
- Certains « membres d’équipage » n’étaient pas très à l’aise avec les outils informatiques et encore moins avec le Digital Learning.
Bref, il fallait avancer vite mais sans avoir le temps de poser les bases.
Cette première étape s’est faite en accéléré mais cela a évidemment causé des incompréhensions et donc des tensions dans la suite du projet.
Ne pas refaire deux fois la même erreur
Ce qui a clairement manqué dans cette expérience, c’était le temps pour avoir la qualité que l’on souhaitait pour le démarrage du projet.
Or, le temps peut se diviser en deux :
- Le temps synchrone : tout le monde se rend disponible au même moment
- Le temps asynchrone : chacun a la flexibilité de faire les actions au moment où cela l’arrange
Pour les projets suivants, j’ai donc imaginé et mis en place un parcours hybride qui permet d’optimiser le temps de chacun tout en atteignant la qualité attendue :
- Le temps synchrone pour la création du lien & de la confiance
- Le temps asynchrone pour l’apprentissage de l’environnement en autonomie
Mon approche en 5 points
1. Définir les objectifs liés à la phase d’accueil
On peut décomposer les objectifs en plusieurs niveaux :
- L’objectif stratégique : Quel changement souhaites-tu créer ?
Exemple : Permettre à l’apprenant d’être en confiance et d’avoir une expérience fluide dans l’environnement de la formation tout en optimisant le temps de chacun lors du démarrage de la formation.
- Les objectifs opérationnels : Quelles sont les actions que l’équipe doit mener pour atteindre cet objectif stratégique ?
Exemples :
* Le formateur dédie du temps de qualité pour créer un lien avec les apprenants
* L’apprenant apprend à utiliser l’environnement de la formation à son rythme
- Les objectifs pédagogiques : Que doit être capable de faire l’apprenant à la fin du parcours d’on-boarding ?
Exemples :
* Décrire les étapes du parcours de formation
* Définir le vocabulaire spécifique à cet environnement de formation
* Associer rôles & responsabilités des membres de l’équipe
* Utiliser l’espace de formation pour accéder aux ressources et déposer les livrables
2. Préparer un espace de travail simple et intuitif
Accompagner l’apprenant passe également par la mise en place d’une plateforme qui lui permette d’être guidé et d’accéder simplement à l’information dont il a besoin.
Cela peut se faire en utilisant un LMS (Learning Management System), en créant un espace dans Notion, ou en mettant en place un Drive bien structuré.
L’important est d’apporter de la visibilité sur le parcours, de le rendre accessible de manière simple et intuitive.
3. Construire un module e-learning d’accueil
Afin de te faire gagner du temps et d’offrir de la flexibilité à tes apprenants, préparer un module auto-formatif court et très simple s’avère être une stratégie gagnante.
Pour le structurer, base-toi sur les objectifs pédagogiques que tu as défini dans l’étape 1.
Exemple de structuration :
- Le parcours : les étapes de la formation
- L’équipe : les rôles & responsabilités
- L’équipement : le vocabulaire spécifique
- L’espace de travail : tutoriel pour montrer comment naviguer et interagir dans cet espace
4. Soigner l’accueil
En fonction de ton apprenant, tu mixeras les étapes dans l’ordre qui te paraîtra le plus adapté.
Exemple de mix :
- Créer un lien social & informel avec une rencontre en face-à-face ou une visio
- Envoyer un email pour guider vers le module d’accueil et l’espace virtuel commun
- Suivre le taux de consultation du module d’accueil grâce aux statistiques et relancer au besoin
- S’assurer après quelques jours que tout est clair et demander s’il y a des questions
5. Pratiquer l’amélioration continue
Donner la parole à ceux qui ont été accueillis (sondage rapide ou demande directe sous forme d’un ice-breaker lors de la réunion qui suit) est essentiel pour vérifier et ajuster ton parcours.
Un deuxième indicateur peut être le volume de questions « opérationnelles » qui te sont encore posées à la fin du parcours. S’il y en a beaucoup, il est possible de revoir le module e-learning ou d’ajouter une FAQ dans le parcours par exemple.
Les avantages de l’on-boarding hybride
L’hybridation du parcours d’accueil m’a clairement permis d’améliorer l’expérience d’on-boarding.
En effet, j’ai pu remettre mon énergie au bon endroit (la création du lien) tout en apportant une information de qualité délivrée sans pression de temps pour « l’équipage ».
Si tu as des questions pour améliorer facilement et rapidement ta phase d’on-boarding, n’hésite pas à me contacter sur LinkedIn.
Note : Toutes les images de cet article ont été compressées pour en limiter l’impact environnemental. Crédits images : Storyset